einen Koordinator / eine Koordinatorin (m/w/d)

Die Bayreuther Internationale Graduiertenschule für Afrikastudien, BIGSAS, ist die Graduiertenschule für das Exzellenzcluster Afrika Multipel an der Universität Bayreuth und wird im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder finanziert. Rund 80 Promovierende aus über 25 Ländern der Welt werden an der BIGSAS interdisziplinär sowie karriereorientiert ausgebildet. Die Graduiertenschule sucht

Die Stelle ist zum 01.07.2025 oder zum nächstmöglichen darauffolgenden Zeitpunkt in Vollzeit zu besetzen. Sie ist zunächst auf sechs Monate befristet. Vorbehaltlich der Bereitstellung entsprechender Mittel soll die Stelle darüber hinaus mehrjährig verlängert werden. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 13 TV-L.

IHRE AUFGABEN:

• Koordination der administrativen Vorgänge an der Graduiertenschule in Abstimmung    mit der wissenschaftlichen Leitung von BIGSAS und mit anderen Institutionen der Universität Bayreuth
• Leitung des administrativen ‘BIGSAS Office’ mit Personalverantwortung
• Begleitung der Promotionsverfahren unter Berücksichtigung der Promotionsordnung
• Beratung der Promovierenden (Unterstützung im gesamten Student-Life-Cycle)
• Konzeption und Redaktion von Anträgen bei der Einwerbung von Drittmitteln
• Organisation des Bewerbungs-, Auswahl- und Zulassungsverfahrens
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• Budgetplanung und Monitoring
• Aufbau und Kontaktpflege von Netzwerken und Kooperationsprojekten (intern und extern)
• Außendarstellung der Graduiertenschule, insbesondere über digitale Medien
• Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Mitentwicklung von Lehrformaten und Informationsveranstaltungen
• Datenerhebung und -pflege sowie Berichtswesen

IHR PROFIL:

• erfolgreich abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium auf Master-Niveau
• verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, die Arbeitssprache der BIGSAS ist Englisch. Weitere Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Französisch, sind von Vorteil
• einschlägige Erfahrungen in Projektmanagement sowie in Wissenschaftsmanagement, -kommunikation und -administration, möglichst an einer Hochschule sowie möglichst mit Afrikabezug
• Erfahrungen in der Gremienarbeit, in der Öffentlichkeitsarbeit im Hochschulmarketing sind von Vorteil
• eigenverantwortliche, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Organisationstalent, Teamfähigkeit, Flexibilität und Kommunikationsfreudigkeit
• sehr gute PC-Kenntnisse (MS Word, Excel, PowerPoint, Teams) sowie Kenntnisse in der Arbeit mit Content-Management-Systemen/Website-Design-Oberflächen
• einschlägige Erfahrung im Umgang mit sozialen Medien und administrativen Datenbanken
• freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Interessierten, Promovierenden, Dozierenden und dem Kollegium
• Offenheit für internationale Zusammenarbeit, insbesondere mit Partnerinstitutionen in Afrika, gegebenenfalls Bereitschaft zu entsprechenden Dienstreisen
  
  

WIR BIETEN IHNEN:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit   Schnittstellenfunktion zwischen Wissenschaft und Hochschulmanagement
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle
• umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements

Arbeitsort ist das vor kurzem eröffnete Forschungszentrum Afrika auf dem Campus der Universität Bayreuth. Zuverlässige Ansprechbarkeit vor Ort ist uns ein besonderes Anliegen. Homeofficeanteile können vereinbart werden.

Die Universität Bayreuth schätzt die Vielfalt ihrer Beschäftigten als Bereicherung und bekennt sich ausdrücklich zum Ziel der Chancengleichheit der Geschlechter. Frauen werden hierbei mit Nachdruck um ihre Bewerbung gebeten. Die Universität Bayreuth ist Mitglied im Best-Practice Club „Familie in der Hochschule e.V.“, und hat erfolgreich am HRK-Audit „Internationalisierung der Hochschule“ teilgenommen. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Einstellung erfolgt nach § 14 Abs. 2 bzw. 3 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG). Eine Befristung ist demnach nicht zulässig, wenn zum Freistaat Bayern bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat oder aktuell besteht. Ausgenommen davon sind Bewerberinnen und Bewerber, die bereits das 52. Lebensjahr vollendet haben und die Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 TzBfG erfüllen.

Bitte bewerben Sie sich online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen bis zum 09.06.2025 über unser Bewerbungsportal der Universität Bayreuth. Bitte teilen Sie uns mit, falls Sie zu bestimmten Zeiten in der zweiten Junihälfte nicht für ein eventuelles Auswahlgespräch zur Verfügung stehen können. Bereits zum Zeitpunkt der Auswahlgespräche werden wir über die Verlängerungsmöglichkeit informieren können. Die Unterlagen werden nach Besetzung der Stelle gemäß den Anforderungen des Datenschutzes gelöscht.

Kennwort der Ausschreibung: BIGSAS

Für Rückfragen steht Ihnen Dr. Christine Scherer (christine.scherer@uni-bayreuth.de) zur Verfügung.