FAQs zum Reisemanagement BayRMS

Warum kann ich als Mitzeichner meinen Vorgesetzten nicht auswählen?

Grundsätzlich können Sie im Suchdialog „Mitzeichner wählen“ alle Kollegen auswählen, die

- bereits BayRMS-Anwender sind, bzw. die BayRMS bereits einmal im Mitarbeiterservice Bayern geöffnet haben.

- im Bereich Datenschutz keine Einstellung vorgenommen haben, dass sie nicht am Workflow beteiligt sein möchten.

Ist die Mail von der Adresse RKS@lff.bayern.de vertrauenswürdig?

Ihre Abrechnungen werden künftig nur noch digital versandt. Wenn Sie im Digitalen Ordner des Mitarbeiterservice Bayern den Haken für diese Option gewählt haben, landen die Bescheide zu den Dienstreisen direkt in Ihrem digitalen Ordner. Sollten Sie diesen Haken nicht gesetzt haben, so wird eine Mail an Ihre Standard-Emailadresse versandt. Bitte kontrollieren Sie hierzu auch den Spam-Ordner. Die Absendeadresse ist "RKS@lff.bayern.de". Als Betreff enthält die Mail die Abrechnungsnummer von BayRMS (beispielsweise 2024-00431920-00/0021). Die Mail enthält zudem ein PDF-Dokument, welches dem bisherigen Abrechnungsdokument entspricht.

Warum kann ich bei Sekretariatsfunktion meine/n Sekretär/in nicht auswählen?

Bitte prüfen Sie ob Ihr/e Sekretär/in bereits im System angemeldet und eingerichtet ist.

Wie werden Reiseanträge behandelt, die nicht abgerechnet werden. Hier wurde nur aus versicherungstechnischen Gründen ein Reiseantrag gestellt?

Genehmigungsanträge, die z.B. nur aus versicherungstechnischen Gründen gestellt werden, abschließend bearbeitet wurden (genehmigt/abgelehnt) und nicht mehr benötigt werden, können in BayRMS aus der eigenen Listenansicht entfernt werden, jedoch aufgrund der rechtlichen Vorgaben nicht endgültig gelöscht werden. Die Löschung von archivierten Anträgen erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch.

Beim Entfernen eines Antrags ist der Grund der Archivierung auszuwählen!

Wie werden die Übernachtungen bei mehrtägigen Dienstreisen beantrag bzw. vorgegeben?

Der Anreisetag ist grundsätzlich nicht als Übernachtung anzugeben. Übernachtungen werden aus Sicht des Reisekostenrechts erst ab dem zweiten Tag fällig. Der Abreisetag ist somit als Übernachtung anzugeben.

Gleiches gilt auch für den Abreisetag. Die Übernachtung bezieht sich dabei immer auf den Tag, an dem die Übernachtung abgeschlossen wird. Beispielsweise wäre bei einer Rückreise um 4 Uhr am 04.01. nach Übernachtung im Hotel bis 2 Uhr die Hotelübernachtung auf den 04.01 zuzuordnen. Geht dann der Rückflug von 04.01. bis 05.01 dann wäre eine Übernachtung im Reisemittel am 05.01 anzugeben.

siehe dazu Art. 9 Abs. 1 BayRKG

Woher bekomme ich die Daten zur Finanzierung meiner Reise?

Grundsätzlich sollten alle möglichen Kostenstellen im Bereich Systemeinstellungen im Reiter "Daten 4" hinterlegt werden. Die passenden Kapitel/Titel/Kostenstellenkombinationen erhalten Sie entweder von Ihrem Sekretariat oder der Stelle, die die Dienstreise finanziert. Achtung: Bei nicht gültigen Kostenstellenkombinationen kann der Antrag abgelehnt werden. Es ist auch möglich, z.B. die/den Sekretär/in als Mitzeichner auszuwählen, damit dieser die Vorgabe der Kostenstelle übernimmt und den Antrag zur Genehmigung weiterleitet.

Was muss ich bei den KLR- und Buchungsdaten eintragen?

Folgende Daten sind hier vorzugeben (Beispieldaten)

KLR-Daten

Buchungsverfahren: FSV000 (bei allen gleich)

Buchungskreis: 0001 (bei allen gleich)

Kostenart: 68500 / 68510 bei Drittmitteln (Das Feld Kostenart ist immer zu füllen)

Kostenstelle: z.B. 71000000 (8-Stellige(r) Drittmittelkostenträger oder Lehrstuhlkostenstelle)

Hauptbuchungsdaten

Erweiterung: 0000000 (immer gleich)

Kapitel: z.B. 1524 

Titel: z.B. 54740 bei Lehrstuhlmitteln / 54741 bei Drittmitteln

Ist es möglich, den Dienstreiseantrag mit Verzicht auf das Tagegeld zu stellen?

Aufgrund eines Urteils vom Bayerischen Veraltungsgerichtshof ist die Beantragung einer Dienstreise unter Ausschluß der Verpflegungspauschalen nicht zulässig. Bei der Abrechnung kann aber angegeben werden, dass unentgeltlich Verpflegung gewährt wurde. Somit wird keine Verpflegungspauschale ausbezahlt.

Ich habe eine Dienstreiseabrechnung, mit einem Flug über Nacht, wie kann ich diese Übernachtung in der Abrechnung angeben?

Sollte ein Nachtflug bei einer Dienstreise gemacht worden sein, so kann für den Anreisetag bei den Angaben zur Übernachtung das Feld "Übernachtung im Beförderungsmittel (BM)" ausgewählt werden.

Wer ist als Mitzeichner anzugeben, wenn ich der Leiter der Einrichtung bin bzw. der Genehmiger der Anträge?

An der Universität Bayreuth werden alle Dienstreiseanträge durch das Reisekostenreferat III/3 genehmigt. Für die Personen, die als Einrichtungsleiter die Dienstreiseanträge Ihrer Mitarbeiter/innen genehmigen, ist hier der Mitarbeiter "Reisekosten" auszuwählen. Hier ist eine Funktionskennung des Referats III/3 hinterlegt. Dort wird der Antrag bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt. Für Mitarbeitende des Lehrstuhl/der Einrichtung ist hier der nächste Vorgesetzt einzutragen. Prinzipiell soll hier der gleiche Ablauf der Mitzeichnung erfolgen wie im Papierantrag.

Wie kann ich Reisen abrechnen, für die eine allgemeine/generelle Dienstreisegenehmigung besteht?

Klicken Sie hierzu im Menü auf "Erstattungsantrag" -> "Abr. ohne GN-Nr." und füllen Sie hierzu ähnlich wie bein einem Dienstreiseantrag die Felder des Erstattungsantrags aus und Senden diesen anschließend ab.

Warum finde ich meinen gespeicherten/genehmigten Antrag nicht?

Bitte hierzu den Datumsfilter prüfen ggf. diesen auch löschen. Bei Suche ohne Suchbegriff, kann die Suche lange dauern. Bitte hier auch auf den Suchbegriff "Genehmigungsnummer" oder "Mitzeichner" usw. achten. Das "%" kann verwendet werden, wenn z.B. die Schreibweise des Namens nicht genau bekannt ist (Beispiel "Schmid%")

Im Status "Entwurf" werden Anträge angezeigt, die mit "Aktuelles als Entwurf speichern" gespeichert wurden.

Im Status "Bearbeitung" werden Anträge angezeigt, die mit "Antrag stellen" gestellt wurden und in Bearbeitung bei den Mitzeichnern/Genehmigern sind.

Im Status "Versandbereit" werden Anträge angezeigt, die mit "Versandbereit speichern" gespeichert wurden.

Im Status "Abrechnung beantragt" werden Anträge angezeigt, die mit "Antrag sofort senden" gestellt wurden.

Im Status "In Sachbearbeitung" werden Anträge angezeigt, die in Bearbeitung in RKS sind.

Wird eine Schulung zum Thema BayRMS angeboten?

Eine Schulung bzw Fragestunde zum Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS) wird derzeit im Rahmen der Reihe "ITS-Wissen" angeboten. Bitte informieren Sie sich auf der Seite des IT-S über die aktuellen Termine. Die Einführungsveranstaltungen zum Thema BayRMS werden per Teams online abgehalten.

Wie kann ich Buchungsdaten und KLR-Daten bei Dienstreisen des Vorgesetzten auswählen?

Um Vorlagen für den Vorgesetzten im Rahmen der Sekretaritasfunktion (Vollmacht) anlegen und später auswählen zu können, müssen Sie im Menü "Sekretariat -> Genehmigungsanträge" über das "Pünktchenmenü" rechts neben den Namen klicken und dort den Eintrag "Voreinstellungen Vollmachtgeber bearbeiten" auwählen. Neben der Erweiterung "0000000" bei den Buchungsdaten und "FSV000" (Verfahren), "0001" (Bunungskreis), "68500" (Kostenart) bei den KLR-Daten können Sie dort für jede Finanzierung die entsprechende Kapitel/Titel/Kostenstellen-Kombination anlegen.

Wie kann ich Abrechnungsanträge löschen bzw. aus meiner Übersicht entfernen?

Dienstreiseabrechnungen im Status „Entwurf“ lassen sich nicht archivieren oder löschen. Da es sich bei einem Abrechnungsformular im Status „Entwurf“ um ein Abrechnungsformular handelt und für solche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten, geschieht die Löschung von Entwürfen systemseitig einmal jährlich, soweit hier die im Entwurf eingetragenen Reisedaten die gesetzlich möglichen Abrechnungsfristen überschritten haben. Nur Abrechnungsanträge im Status „Abrechnung versandbereit“ können archiviert werden. 

In der Übersicht der Abrechnungsanträge können Sie in der Zeile bei Anträgen mit dem Status "Abrechnung versandbereit", in dem Burgermenü den Menüeintrag „Archivieren“ auswählen. 

Den Status „Abrechnung versandbereit“ können Sie erzeugen, wenn sie eine Abrechnung im Entwurf öffnen und dort anschliessend soweit bearbeiten, dass dieser als „versandbereite Abrechnung“ gespeichert werden kann.

Wie gebe ich Nebenkosten an, die vom Veranstalter übernommen wurden?

Sie können die Kosten z.B. Bahnkosten, die übernommen wurden einfach unter den Verkehrsmitteln als selbst bezahlt und durch "Zuschuss Dritter" ausgleichen. Oder Sie nehmen diese Kosten nicht mit in die Abrechnung auf und schreiben einen Hinweis im Erläuterungstext (z.B. "Bahnkosten wurden von ... übernommen")

Warum habe ich in meinem Menü nicht den Punkt Vertretung?

Nur wer mindestens einmal als Genehmiger ausgewählt wurde, kann einen Vertreter für die Genehmigung bei sich hinterlegen. Nachdem man zum ersten Mal als Mitzeichner ausgewählt wurde, wird man beim nächsten Login aufgefordert, einen Vertreter im System zur Genehmigung zu hinterlegen.

Warum kann ich bei Vollmachten meine/n Sekretär/in nicht auswählen?

Mitarbeiter können für Vollmachten nur ausgewählt werden, wenn auch das Mitarbeiterprofil der zu berechtigenden Person vollständig ausgewählt wurde. Zudem ist Nur wer mindestens einmal als Genehmiger ausgewählt wurde, kann einen Vertreter für die Genehmigung bei sich hinterlegen. Nachdem man zum ersten Mal als Mitzeichner ausgewählt wurde, wird man beim nächsten Login aufgefordert, einen Vertreter im System zur Genehmigung zu hinterlegen. Zudem ist bei der zu berechtigenden Person darauf zu achten, dass in den Persönlichen Daten im Bereich Datenschutz der Haken bei "Ich kann zur Mitzeichnung/Genehmigung oder in Vertretung (inkl. Sekretariatslösung) von anderen ausgewählt werden" gesetzt ist.

Was muss ich bei Übernachtungskosten angeben, wenn ich die Kosten bzw. das Hotel noch nicht ausgewählt habe?

Grundsätzlich sind hier dann fiktive Kosten der Übernachtung anzugeben. Eine Empfehlung hierbei ist, die Kosten entsprechend der Übernachtungssätze anzugeben. Das Hotel kann dann bei der Abrechnung angegeben und entsprechend der Übernachtungskosten in der Rechnung abgerechnet werden.

Was beinhaltet die Gesamtkosten bei Übernachtungen für Hotel und Unterkunft, die von mir bezahlt und mit der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden?

Die Gesamtkosten beziehen sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung, also Übernachtung plus Frühstückskosten etc.

Was muss ich bei Pauschalen auswählen?

Das Auswahlfeld Pauschalen im Reiseantrag ist für die Universität Bayreuth nicht relevant. Da es sich um eine Basiskomponente des Freistaats Bayern handelt, zur Nutzung aller Behörden in Bayern, sind manche Felder nicht für alle Nutzer relevant. Bei dem Feld Pauschalen (z.B. Feldaufwand) ist zusätzlich ein Hinweis, dass dieser nur von berechtigten Personen auszuwählen ist. Dies trifft nicht auf Mitarbeiter der Universität Bayreuth zu. Das Feld hat auch nichts mit der Tagespauschale für Reisen zu tun.

Wie kann ich eine bereits genehmigte Dienstreise, die nicht angetreten wurde, stornieren?

Genehmigungsanträge die abschließend bearbeitet wurden und nicht mehr benötigt werden (z.B. wg. Ausfall der Reise, usw.) können aus den eigenen Listenansichten entfernt, aber aufgrund der rechtlichen Gegebenheiten nicht abschließend gelöscht werden. Die Wiederherstellung von archivierten Formularen ist nicht möglich. Eine endgültige Löschung erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbe-wahrungsfristen systemgestützt. 

Öffnen Sie den Menübereich Liste d. GN.-Anträge und wählen Sie über die Suchkriterien das betreffende Genehmigungsformular aus. Klicken Sie auf das Burgemenü und wählen Sie aus der Option "Archivieren" den betreffenden Grund der Archivierung aus.

Wo muss ich Tagegeld eintragen?

Im BayRMS werden automatisch Tagegelder berechnet und ausgezahlt. Eine gesonderte Beantragung ist in der Abrechnung daher nicht notwendig.

Lediglich bei Verzicht auf Tagegeld ist dies explizit in den Bemerkungen mit anzugeben.

Bei der Abrechnung einer Dienstreise über BayRMS was muss ich bei Pauschale angeben?

Die Pauschalen im BayRMS können bzw. müssen außer Acht gelassen werden, da diese nicht für Beschäftigte von Universitäten gelten.

Welche Versicherung sollte man abschließen, wenn man ein Auto für geschäftliche Zwecke mietet?

Bei der Anmietung von Fahrzeugen wird empfohlen, Vollkasko und Diebstahlschutz zu versichern (in der Regel sind diese bereits im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten). Alternative Schutzpakete (z. B. „Premium“) sind nicht erstattungsfähig.