FAQs zum Reisemanagement BayRMS
Nur wer sein Mitarbeiterprofil in BayRMS angelegt hat, kann in dem System auch für die verschiedenen Aufgaben ausgewählt werden.
Vollmacht (Sekretariatsfunktion)
Mitzeichnung (Genehmigung)
Vertretung (Vertretung der Mitzeichnung)
Um also einen Antrag stellen zu können ist es mindestens nötig, dass der Mitzeichner (Vorgesetzte/r) in BayRMS sein Mitarbeiterprofil angelegt hat.
Grundsätzlich können Sie im Suchdialog „Mitzeichner wählen“ alle Kollegen auswählen, die
- bereits BayRMS-Anwender sind, bzw. die BayRMS bereits einmal im Mitarbeiterservice Bayern geöffnet haben.
- im Bereich Datenschutz keine Einstellung vorgenommen haben, dass sie nicht am Workflow beteiligt sein möchten.
Ihre Abrechnungen werden künftig nur noch digital versandt. Wenn Sie im Digitalen Ordner des Mitarbeiterservice Bayern den Haken für diese Option gewählt haben, landen die Bescheide zu den Dienstreisen direkt in Ihrem digitalen Ordner. Sollten Sie diesen Haken nicht gesetzt haben, so wird eine Mail an Ihre Standard-Emailadresse versandt. Bitte kontrollieren Sie hierzu auch den Spam-Ordner. Die Absendeadresse ist "RKS@lff.bayern.de". Als Betreff enthält die Mail die Abrechnungsnummer von BayRMS (beispielsweise 2024-00431920-00/0021). Die Mail enthält zudem ein PDF-Dokument, welches dem bisherigen Abrechnungsdokument entspricht.
Bitte prüfen Sie ob Ihr/e Sekretär/in bereits im System angemeldet und eingerichtet ist.
Genehmigungsanträge, die z.B. nur aus versicherungstechnischen Gründen gestellt werden, abschließend bearbeitet wurden (genehmigt/abgelehnt) und nicht mehr benötigt werden, können in BayRMS aus der eigenen Listenansicht entfernt werden, jedoch aufgrund der rechtlichen Vorgaben nicht endgültig gelöscht werden. Die Löschung von archivierten Anträgen erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch.
Beim Entfernen eines Antrags ist der Grund der Archivierung auszuwählen!
Der Anreisetag ist grundsätzlich nicht als Übernachtung anzugeben. Übernachtungen werden aus Sicht des Reisekostenrechts erst ab dem zweiten Tag fällig. Der Abreisetag ist somit als Übernachtung anzugeben.
Gleiches gilt auch für den Abreisetag. Die Übernachtung bezieht sich dabei immer auf den Tag, an dem die Übernachtung abgeschlossen wird. Beispielsweise wäre bei einer Rückreise um 4 Uhr am 04.01. nach Übernachtung im Hotel bis 2 Uhr die Hotelübernachtung auf den 04.01 zuzuordnen. Geht dann der Rückflug von 04.01. bis 05.01 dann wäre eine Übernachtung im Reisemittel am 05.01 anzugeben.
siehe dazu Art. 9 Abs. 1 BayRKG
Grundsätzlich sollten alle möglichen Kostenstellen im Bereich Systemeinstellungen im Reiter "Daten 4" hinterlegt werden. Die passenden Kapitel/Titel/Kostenstellenkombinationen erhalten Sie entweder von Ihrem Sekretariat oder der Stelle, die die Dienstreise finanziert. Achtung: Bei nicht gültigen Kostenstellenkombinationen kann der Antrag abgelehnt werden. Es ist auch möglich, z.B. die/den Sekretär/in als Mitzeichner auszuwählen, damit dieser die Vorgabe der Kostenstelle übernimmt und den Antrag zur Genehmigung weiterleitet.
Folgende Daten sind hier vorzugeben (Beispieldaten)
KLR-Daten
Buchungsverfahren: FSV000 (bei allen gleich)
Buchungskreis: 0001 (bei allen gleich)
Kostenart: 68500 / 68510 bei Drittmitteln
Kostenstelle: z.B. 71000000 (8-Stellige(r) Drittmittelkostenträger oder Lehrstuhlkostenstelle)
Hauptbuchungsdaten
Erweiterung: 0000000 (immer gleich)
Kapitel: z.B. 1524
Titel: z.B. 54740 bei Lehrstuhlmitteln / 54741 bei Drittmitteln
Aufgrund eines Urteils vom Bayerischen Veraltungsgerichtshof ist die Beantragung einer Dienstreise unter Ausschluß der Verpflegungspauschalen nicht zulässig. Bei der Abrechnung kann aber angegeben werden, dass unentgeltlich Verpflegung gewährt wurde. Somit wird keine Verpflegungspauschale ausbezahlt.
Sollte ein Nachtflug bei einer Dienstreise gemacht worden sein, so kann für den Anreisetag bei den Angaben zur Übernachtung das Feld "Übernachtung im Beförderungsmittel (BM)" ausgewählt werden.
An der Universität Bayreuth werden alle Dienstreiseanträge durch das Reisekostenreferat III/3 genehmigt. Für die Personen, die als Einrichtungsleiter die Dienstreiseanträge Ihrer Mitarbeiter/innen genehmigen, ist hier der Mitarbeiter "Reisekosten" auszuwählen. Hier ist eine Funktionskennung des Referats III/3 hinterlegt. Dort wird der Antrag bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt. Für Mitarbeitende des Lehrstuhl/der Einrichtung ist hier der nächste Vorgesetzt einzutragen. Prinzipiell soll hier der gleiche Ablauf der Mitzeichnung erfolgen wie im Papierantrag.
Klicken Sie hierzu im Menü auf "Erstattungsantrag" -> "Abr. ohne GN-Nr." und füllen Sie hierzu ähnlich wie bein einem Dienstreiseantrag die Felder des Erstattungsantrags aus und Senden diesen anschließend ab.
Bitte hierzu den Datumsfilter prüfen ggf. diesen auch löschen. Bei Suche ohne Suchbegriff, kann die Suche lange dauern. Bitte hier auch auf den Suchbegriff "Genehmigungsnummer" oder "Mitzeichner" usw. achten. Das "%" kann verwendet werden, wenn z.B. die Schreibweise des Namens nicht genau bekannt ist (Beispiel "Schmid%")
Im Status "Entwurf" werden Anträge angezeigt, die mit "Aktuelles als Entwurf speichern" gespeichert wurden.
Im Status "Bearbeitung" werden Anträge angezeigt, die mit "Antrag stellen" gestellt wurden und in Bearbeitung bei den Mitzeichnern/Genehmigern sind.
Im Status "Versandbereit" werden Anträge angezeigt, die mit "Versandbereit speichern" gespeichert wurden.
Im Status "Abrechnung beantragt" werden Anträge angezeigt, die mit "Antrag sofort senden" gestellt wurden.
Im Status "In Sachbearbeitung" werden Anträge angezeigt, die in Bearbeitung in RKS sind.
Eine Schulung zum Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS) wird aktuell erstellt. Da die Anwendung am 05.07.24 ein Update erhält, verzögert sich die Erstellung der Schulungsunterlagen, die mit den neuen Bildern der Anwendung erstellt werden sollen. Sobald ein Termin (voraussichtlich noch im Juli) für eine Online-Schulung fest steht, werden Sie per E-Mail darüber informiert.
Um Vorlagen für den Vorgesetzten im Rahmen der Sekretaritasfunktion (Vollmacht) anlegen und später auswählen zu können, müssen Sie im Menü "Sekretariat -> Genehmigungsanträge" über das "Pünktchenmenü" rechts neben den Namen klicken und dort den Eintrag "Voreinstellungen Vollmachtgeber bearbeiten" auwählen. Neben der Erweiterung "0000000" bei den Buchungsdaten und "FSV000" (Verfahren), "0001" (Bunungskreis), "68500" (Kostenart) bei den KLR-Daten können Sie dort für jede Finanzierung die entsprechende Kapitel/Titel/Kostenstellen-Kombination anlegen.
Dienstreiseabrechnungen im Status „Entwurf“ lassen sich nicht archivieren oder löschen. Da es sich bei einem Abrechnungsformular im Status „Entwurf“ um ein Abrechnungsformular handelt und für solche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten, geschieht die Löschung von Entwürfen systemseitig einmal jährlich, soweit hier die im Entwurf eingetragenen Reisedaten die gesetzlich möglichen Abrechnungsfristen überschritten haben. Nur Abrechnungsanträge im Status „Abrechnung versandbereit“ können archiviert werden.
In der Übersicht der Abrechnungsanträge können Sie in der Zeile bei Anträgen mit dem Status "Abrechnung versandbereit", in dem Burgermenü den Menüeintrag „Archivieren“ auswählen.
Den Status „Abrechnung versandbereit“ können Sie erzeugen, wenn sie eine Abrechnung im Entwurf öffnen und dort anschliessend soweit bearbeiten, dass dieser als „versandbereite Abrechnung“ gespeichert werden kann.
Sie können die Kosten z.B. Bahnkosten, die übernommen wurden einfach unter den Verkehrsmitteln als selbst bezahlt und durch "Zuschuss Dritter" ausgleichen. Oder Sie nehmen diese Kosten nicht mit in die Abrechnung auf und schreiben einen Hinweis im Erläuterungstext (z.B. "Bahnkosten wurden von ... übernommen")