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Banner Antrags- und Projektmanagement

Von der Antragstellung bis zur Projektdurchführung

Von der ersten Idee über die Antragstellung bis zum Abschluss lassen sich verschiedene Etappen des Projektzyklus unterscheiden.

In der Stabsstelle Forschungsförderung unterstützen wir Sie in allen Phasen von der Planung bis zur Umsetzung eines Forschungsprojektes und ziehen bei Bedarf weitere Ansprechpartner in Verwaltung und Servicestellen der Universität Bayreuth hinzu.

Von der Idee zum Antrag
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Noch vor Beginn Ihres Projektes müssen Sie mehrere Aufgaben lösen:

  • eine passende Fördermöglichkeit für Ihre Projektidee finden
  • sich mit Kooperationspartnern abstimmen
  • einen Projektantrag schreiben
  • einen Zeitplan für die Antragstellung erstellen.

Als Berater der Stabsstelle Forschungsförderung helfen wir Ihnen, diese Aufgaben zu lösen.
Nachfolgend finden Sie Informationen zu ausgewählten nationalen und internationalen Förderprogrammen:

Antragstellung
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Bei der Antragstellung sind je nach Förderprogramm und Projekttyp bestimmte Vorgaben zu beachten. Sie finden die Förderrichtlinien in aller Regel auf den Internetseiten der Förderer. Weitergehende Informationen und Unterstützung bei der Antragstellung erhalten Sie in der Stabsstelle Forschungsförderung.

Wer ist Antragsteller?

Bei Förderprogrammen der Bundesministerien, des Freistaats Bayern und der EU ist die Universität Bayreuth offizielle Antragstellerin. Die Antragstellung setzt somit das Einverständnis der Hochschulleitung voraus. Wenden Sie sich daher bitte frühzeitig an uns in der Stabsstelle Forschungsförderung. Wir helfen Ihnen bei der Vorbereitung aller notwendigen Antragsunterlagen.

Nachwuchswissenschaftler als Antragsteller

Antragsteller mit einer befristeten Anstellung an der Universität Bayreuth müssen ihren Anträgen weitere Erklärungen beifügen:

  • Erklärung der Universität Bayreuth als aufnehmender Institution
  • Erklärung des Lehrstuhls zur Bereitstellung der Grundausstattung

Anträge in Bundesprogrammen

Für Anträge in Bundesprogrammen (von BMBF und anderen Bundesministerien) haben wir Ihnen eine Ausfüllhilfe vorbereitet, die zugleich eine Beschreibung enthält, welche Stellen der Universität Bayreuth den Antrag vor der Einreichung bearbeiten. Fragen in der Antragsphase beantwortet Ihnen gerne Dipl.-Ing. Iris Hetz:

Koordinierte Anträge

Falls Sie in einem der koordinierten Programme der DFG (Sonderforschungsbereiche, Forschergruppen, Graduiertenkollegs) einen Antrag stellen wollen, erhalten Sie zusätzliche Unterstützung durch die Hochschulleitung und durch die Forschungskommission der Universität Bayreuth. Setzen Sie sich dafür bitte frühzeitig mit Robert Debusmann in der Stabsstelle Forschungsförderung in Verbindung.

Internationale Anträge

Falls Sie ein EU-Projekt koordinieren wollen, bietet Ihnen die Bayerische Forschungsallianz (BayFOR) eine professionelle Unterstützung an. Darüber hinaus können Sie bei der BayFOR Mittel zur Anbahnung von Kooperationen mit internationalen Partnern im Förderprogramm BayIntAn beantragen.
Sprechen Sie dazu uns in der Stabsstelle Forschungsförderung an.

Auftragsforschung

Wenn Sie Forschungsarbeiten oder wissenschaftliche Dienstleistungen für externe Auftraggeber durchführen wollen, setzen Sie sich bitte mit Ihren Ansprechpartnerinnen im Referat II/1.5 der Abteilung II Haushalt (Bereich Finanzen) in Verbindung.

Kostenplanung
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Sie sollten in Ihrer Kostenplanung die einzelnen Positionen so konkret wie möglich berechnen und plausibel begründen.

Wir unterstützen Sie bei der Kostenplanung Ihrer Anträge. Nehmen Sie Kontakt mit uns in der Stabsstelle Forschungsförderung auf, wenn Sie Fragen zu den verschiedenen Kostenkategorien (Personal, Geräte, Verbrauchsmaterial, etc.) haben.

Je nach Förderer müssen Sie mehrere Angebote für Geräte oder große Mengen an Verbrauchsmaterial einholen. Bitte setzen Sie sich frühzeitig mit Horst Schilling aus der Abteilung II Bereich Einkauf in Verbindung, der Sie dabei berät, Sie über das Vergaberecht informiert und bei den weiteren Schritten unterstützt.

Senden Sie uns vorab Ihre Kostenkalkulation zu! Wir helfen Ihnen dabei, diese zu optimieren.

Auftragsforschung

Für die Planung eines Auftrags oder einer wissenschaftlichen Dienstleistung für einen externen Auftraggeber sind eine spezielle Kostenkalkulation und in der Regel der Abschluss eines Kooperationsvertrages erforderlich. Ein Tabellenblatt zur Kostenkalkulation (Formblatt H 1244) finden Sie unter den Formularen der Abteilung II Haushalt. Bei der Planung und Kalkulation der Angebote unterstützen Sie Ihre Ansprechpartnerinnen im Referat II/1.5 der Abteilung II Haushalt, Bereich Finanzen. Bei der Vertragsgestaltung ist Ihnen Thomas Frahnert vom Referat I/AR "Allgemeine Rechtsangelegenheiten" gerne behilflich.

Vertragsgestaltung
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Bei Kooperationen sowie bei Auftragsforschung und wissenschaftlichen Dienstleistungen mit einem oder mehreren Partnern ist in der Regel der Abschluss eines Kooperations- bzw. eines Drittmittelvertrags notwendig. Das Referat I/AR "Allgemeine Rechtsangelegenheiten" berät Sie bei den damit verbundenen rechtlichen Fragen und kann Ihnen einige Musterverträge für die Zusammenarbeit mit Dritten zur Verfügung stellen. Sollten Sie einen Vertragsentwurf von einem Partner erhalten, senden Sie diesen bitte möglichst umgehend zur Prüfung an das Referat I/AR.

Muster für Konsortialvereinbarungen in EU-Projekten erhalten Sie von Robert Debusmann in der Stabsstelle Forschungsförderung.

Alle Drittmittelverträge werden durch das Referat I/AR "Allgemeine Rechtsangelegenheiten" geprüft. Bitte planen Sie dafür ausreichend Zeit ein, da die relevanten Fachreferate in die Prüfung einbezogen werden und in manchen Fällen Vertragsverhandlungen erforderlich sind. Die Verträge werden durch den Kanzler der Universität Bayreuth unterzeichnet, unter Mitzeichnung des Projektleiters oder der Projektleiterin.

Projektbeginn
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Mit Eingang des Zuwendungsbescheids können Sie Ihre Projektarbeit beginnen. Wenden Sie sich bitte an den für Ihren Fördergeber zuständigen Mitarbeiter der Drittmittelverwaltung Referat II/1.4 der Abteilung II Haushalt, Bereich Finanzen, der Ihnen für Ihr Projekt eine Projektkostenstelle anlegt. Dieser Mitarbeiter kümmert sich auch um die Mittelabrufe und unterstützt Sie bei Fragen zur Projektabwicklung.

Drittmittelfinanziertes Personal wird über die Personalabteilung, Referat III/1.3 "Drittmittel" eingestellt. Die entsprechenden Einstellungsunterlagen für wissenschaftliche Mitarbeiter finden Sie unter den Formularen der Abteilung III Personal ("Einstellungen"). Da die Einstellungsverfahren mehrere Wochen in Anspruch nehmen können, planen Sie dafür bitte einen ausreichenden Vorlauf ein.

Fragen zum neuen Wissenschaftler-Zeitvertragsgesetz beantwortet ebenfalls die Personalabteilung.

Bei der Beschaffung von Geräten und großen Mengen an Verbrauchsmaterial sind Sie an die geltenden Ausschreibungs- und Vergaberegularien gebunden. Setzen Sie sich daher bitte mit Horst Schilling aus der Abteilung II Einkauf in Verbindung, bevor Sie solche Geräte oder Materialien von einem Anbieter bestellen.

Auftragsforschung und  wissenschaftliche Dienstleistungen

Personalkosten, die im Rahmen der Auftragsforschung und wissenschaftlichen Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden, sind über Stundenzettel nachzuweisen. Turnusmäßig reichen Sie diese Stundennachweise im Referat II/1.5 zur Projektabrechnung ein. Informationen zur Abrechnung der Auftragsforschung und wissenschaftlichen Dienstleistungen sowie zur Rückerstattung von Erlösen aus den Projekten erhalten Sie von den dortigen Ansprechpartnerinnen im Referat II/1.5.

EU-Projekte

Mitarbeiter, die ganz oder anteilig aus EU-Projekten finanziert werden, müssen Stundennachweise über ihre gesamte Arbeitszeit führen. Vorlagen für Stundennachweise finden Sie hier: download timesheet. Fragen zu den Stundennachweisen beantwortet Marcus Urban aus der Drittmittelverwaltung Referat II/1.4.

Kontoführung und Nachweise
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Die Drittmittelverwaltung führt Ihr Projektkonto und erstellt die notwendigen Verwendungsnachweise. Falls Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner aus der Drittmittelverwaltung Referat II/1.4.

EU-Projekte

Bei der Abrechnung Ihres EU-Projekts unterstützt Sie Marcus Urban aus der Drittmittelverwaltung Referat II/1.4. Er kontrolliert die Geldeingänge und die Projektausgaben, erstellt die Financial Statements (Form C) und veranlasst, wo dies erforderlich ist, die Erstellung eines Audit-Zertifikats (Certificate on the Financial Statement CFS). Vorlagen für Stundennachweise finden Sie hier: download timesheet. Fragen zu den Stundennachweisen beantwortet ebenfalls Marcus Urban aus der Drittmittelverwaltung.

Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen

Reichen Sie bitte die ausgefüllten und unterschriebenen Stundenzettel zur Abrechnung der Personalkosten bei Ihren Ansprechpartnerinnen im Referat II/1.5 ein. Die Nachkalkulation (die Erfassung der im Projekt tatsächlich entstandenen IST-Kosten) wird nach Projektabschluss auf Basis der eingereichten Stundennachweise und aller angefallenen Kosten im Projekt durchgeführt. Falls Sie Fragen zur Abrechnung und Nachkalkulation haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartnerinnen im Referat II/1.5.

Verantwortlich für die Redaktion: Sabine Zühlcke

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