University of BayreuthDer Einkauf
Der Einkaufsvorgang wird durch eine Beschaffungsanforderung ausgelöst, die vom Nutzer auszufüllen ist. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass Kapitel, Titel und Kostenstelle, aus denen die Beschaffung finanziert werden soll, exakt und vollständig angegeben werden. Sollten bereits Angebote eingeholt worden sein, sind diese der Beschaffungsanforderung beizulegen. Bei Erstausstattungsmaßnahmen und bei Gerätebeschaffungen aus Drittmittelprojekten ist die Nummer der Geräteliste sowie die Kostenart unbedingt anzugeben. Nach Klärung aller finanziellen und sachlichen Einzelheiten wird der Auftrag durch den zuständigen Mitarbeiter des Einkaufs erteilt. Der Nutzer erhält einen Durchschlag des Auftrags und kann anhand dessen die Richtigkeit der Bestellung noch einmal kontrollieren.
Nach Warenlieferung ist der in der Regel beiliegende Lieferschein vom Nutzer unverzüglich unterzeichnet (Ware erhalten am ......) an den zuständigen Sachbearbeiter des Einkaufs zu übermitteln. Diese Form der Bestätigung der Lieferung ist Voraussetzung für eine zügige und sachgerechte Rechnungsbearbeitung, um insbesondere auch fristgerecht Skontoabzüge vornehmen zu können.
Nach außen rechtsverbindliche Aufträge dürfen in der Regel nur von den Mitarbeitern des Einkaufs erteilt werden. Auftragserteilungen durch die Wissenschaftler oder Mitglieder der zentralen Einrichtungen sollten die Ausnahme sein, da erfahrungsgemäß in derartigen Fällen in der Folge erhebliche verwaltungstechnische Probleme auftreten. Direktbestellungen sollten nur in außergewöhnlichen Fällen vorgenommen werden (insbesondere Dringlichkeit). Der zuständige Mitarbeiter des Einkaufs sollte jedoch stets von solchen Direktbestellungen unterrichtet werden.
Besondere Beschaffungsfälle stellen Beschaffungen aus der beweglichen Erstausstattung (Titelgruppe 75), Sonderprogrammen, (CIP, WAP, VDV, LEP) und HBFG-Anträgen dar. In all diesen Fällen ist ein besonderes Antragsverfahren vor der Beschaffung einzuleiten. Die Beschaffung darf erst dann erfolgen, wenn die Universität nach Abschluß des Antragsverfahrens vom Bayerischen Staatsministerium für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst hierzu ermächtigt ist. Bei Fragen zur beweglichen Erstausstattung im Rahmen der Einrichtung von Neubauten und Umbauten, von Sonderprogrammen und HBFG-Anträgen steht Ihnen Herr Schilling
(Tel. 55-5301) zur Beantwortung zur Verfügung.
