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Der Einkauf

Am Anfang steht die Beschaffungsanforderung

Der Einkaufsvorgang wird durch eine Beschaffungsanforderung ausgelöst, die vom Nutzer auszufüllen ist. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass Kapitel, Titel und Kostenstelle, aus denen die Beschaffung finanziert werden soll, exakt und vollständig angegeben werden.

Sollten bereits Angebote eingeholt worden sein, sind diese der Beschaffungsanforderung beizulegen. Bei Erstausstattungsmaßnahmen und bei Gerätebeschaffungen aus Drittmittelprojekten ist die Nummer der Geräteliste sowie die Kostenart unbedingt anzugeben.

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Nach Klärung aller finanziellen und sachlichen Einzelheiten wird der Auftrag durch den zuständigen Mitarbeiter des Einkaufs erteilt. Der Nutzer erhält einen Durchschlag des Auftrags und kann anhand dessen die Richtigkeit der Bestellung noch einmal kontrollieren. Nach Warenlieferung ist der in der Regel beiliegende Lieferschein vom Nutzer unverzüglich unterzeichnet (Ware erhalten am ...) an den zuständigen Sachbearbeiter des Einkaufs zu übermitteln. Diese Form der Bestätigung der Lieferung ist Voraussetzung für eine zügige und sachgerechte Rechnungsbearbeitung, um insbesondere auch fristgerecht Skontoabzüge vornehmen zu können.

Aufträge an Externe

Nach außen rechtsverbindliche Aufträge dürfen in der Regel nur von den Mitarbeitern des Einkaufs erteilt werden. Auftragserteilungen durch die Wissenschaftler oder Mitglieder der zentralen Einrichtungen sollten die Ausnahme sein, da erfahrungsgemäß in derartigen Fällen in der Folge erhebliche verwaltungstechnische Probleme auftreten. Direktbestellungen sollten nur in außergewöhnlichen Fällen vorgenommen werden (insbesondere Dringlichkeit). Der zuständige Mitarbeiter des Einkaufs sollte jedoch stets von solchen Direktbestellungen unterrichtet werden.

Sonderformen

Besondere Beschaffungsfälle stellen Beschaffungen aus der beweglichen Erstausstattung (Titelgruppe 75), Sonderprogrammen, (CIP, WAP, VDV, LEP) und HBFG-Anträgen dar. In all diesen Fällen ist ein besonderes Antragsverfahren vor der Beschaffung einzuleiten. Die Beschaffung darf erst dann erfolgen, wenn die Universität nach Abschluß des Antragsverfahrens vom Bayerischen Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst hierzu ermächtigt ist. Bei Fragen zur beweglichen Erstausstattung im Rahmen der Einrichtung von Neubauten und Umbauten, von Sonderprogrammen und HBFG-Anträgen steht Ihnen Horst Schilling (Telefon: 0921/ 55-5301) zur Verfügung.

Die Lagerhaltung

Lagerentnahmen

Für Artikel, die ständig und in größeren Stückzahlen für den täglichen Betrieb benötigt werden, betreibt die Universität Lagerhaltung.

Chemikalienlager

Im Chemikalienlager (zuständig für Einkauf und Lagerhaltung) im Gebäude Naturwissenschaften I werden Chemikalien, Säuren, Laugen, Laborglasteile und sonstige Laborkleinmaterialien in der für den Betrieb optimalen Lagermenge gehalten. Welche Artikel im einzelnen vorrätig sind, ist dem Lagerkatalog C zu entnehmen.

Öffnungszeiten:
Mo - Do: 09:00 bis 11:00 Uhr sowie 14:00 bis 15:00 Uhr
Fr: 09:00 bis 11:00 Uhr

Geschäftsbedarfslager

Im Geschäftsbedarfslager (zuständig für Einkauf und Lagerhaltung) werden Büromaterialien, Papier, Schreibutensilien, Batterien, Reinigungsmaterialien und sonstige alltägliche Gegenstände gelagert. Auch hier können die einzelnen Artikel mit ihrer Bestellnummer online über den Lagerkatalog abgerufen werden. (Der Katalog ist generell nur zugänglich für Rechner der Domain uni-bayreuth.de und nur über den Proxy-Server der Universität Bayreuth)

Öffnungszeiten:
Mo - Fr : 09:00 bis 11:30 Uhr

Tintenpatronen für Drucker und Faxgeräte sowie allgemeines EDV-Verbrauchsmaterial können über den Lagerkatalog geordert werden. PC-Zubehör kann vom Rechenzentrum bezogen werden, Tonerkartuschen sind hier jedoch nicht mehr erhältlich.

Entnahmen aus den Lagern der Universität können mit dem Formular Lagerentnahme abgerufen werden. Hier sind die Artikelnummern, die Stückzahl und insbesondere auch wieder die Kostenstelle, aus der die Finanzierung erfolgen soll, einzutragen. Derzeit können Sie das Lagerentnahme-Formblatt zum Ausdrucken und zur Bearbeitung per Hand oder Schreibmaschine sowie zur Weiterbearbeitung am PC downloaden.

Verantwortlich für die Redaktion: Manfred Würth, Telefon: 5340

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