WORD-Vorlage (Word 97-2000)

Gehen Sie auf den Link WORD-Vorlage und drücken dann die rechte Maustaste. In dem jetzt erscheinenden Menü wählen Sie 'Ziel speichern unter...' (MS-Internet Explorer) bzw. 'Verknüpfung speichern unter' (Netscape Communicator) und speichern die Datei ab.

Hinweise zur Anpassung der WORD-Vorlage

Vorgegebene Platzierungen, Schriftarten, Größen und das Logo der Universität Bayreuth sollten beibehalten werden, denn nur so kann ein einheitliches Erscheinungsbild gewahrt werden. Jedoch können bzw. müssen Sie zum Erstellen Ihrer persönlichen Briefvorlage die folgenden Änderungen vornehmen:

Die Vorlage enthält im oberen Teil des Adressfeldes in kleiner Schrift die Zeile 'Universität Bayreuth * 95440 Bayreuth'. In dieser Zeile kann in abgekürzter Form der Absender / die Einrichtung eingefügt werden. Die Zeile darf aber nicht breiter als 85 mm werden. Eine ergänzende zweite Absenderzeile ist an dieser Stelle nicht zulässig.
Lehrstuhl / Einrichtung
Name
Gebäudebezeichnung
Telefon- / Telefax - Durchwahl
Internet - Angabe
E-Mail - Angabe

Speichern Sie dann ihre persönliche Briefvorlage als 'Dokumentvorlage (*.dot)' ab. Die Dokumentvorlage muss sich in einem passenden Ordner (meistens 'Vorlagen' unter 'Microsoft Office') befinden, damit sie beim Befehl 'Datei Neu...' angezeigt wird. Der richtige Ablageort wird im Befehl 'Extras Optionen... auf der Registerkarte 'Speicherort für Dateien' angezeigt.

Hinweise zur Dokumentvorlage

Die Formatvorlage Adresse steht in einem Textfeld (Positionsrahmen). Maximal 7 Zeilen der Adresse passen in das Fenster eines Briefumschlags.

Das aktuelle Datum wird automatisch eingetragen. Wenn ein anderes Datum gewünscht wird, kann man das vorhandene Feld löschen und ganz normal überschreiben.

Die weiteren Formatvorlagen (ab Betreff) sind so vorbereitet, dass jeweils von selbst die nächste gewählt wird, sobald man den Absatz mit der Eingabetaste beendet.

Falls kein Betreff geschrieben wird, muss ein Leerzeichen eingegeben werden, damit danach die Eingabetaste richtig weiter schaltet.

Es gibt bereits folgende Autotext-Einträge (Abschluss mit F3):

sgdh Sehr geehrte Damen und Herren,
sgf Sehr geehrte Frau
sgh Sehr geehrter Herr
mfg Mit freundlichen Grüßen

Zum Positionieren innerhalb des Dokuments verwenden Sie bitte die Maus oder sogenannte Shortcuts. Es gibt Shortcuts für folgende Formatvorlagen:

Strg + Umschalttaste + B Betreff (erste Formatvorlage unterhalb der Adresse)
Strg + Umschalttaste + G Grußformel
Strg + Umschalttaste + T Termin (innerhalb des normalen Briefes)
Strg + Umschalttaste + A Aufzählung (innerhalb des normalen Briefes)
Strg + Umschalttaste + N Textkörper (für normalen Text nach einer Aufzählung)

Der ganze Briefkopf und die Faltmarkierungen stehen in der Kopfzeile für die erste Seite. Ab der zweiten Seite wird oben in der Mitte die Seitenzahl geschrieben.

Sobald eine zweite Seite des Briefes vorhanden ist, wird rechts in der Fußzeile '...' gedruckt. Dieser Fortsetzungs-Hinweis kann durch anderen Text ersetzt werden: Man muss dazu die Feldfunktionen anzeigen lassen (unter 'Extras Optionen...' auf der Registerkarte 'Ansicht') und den gewünschten Text statt der drei Punkte an der Position '...' eintragen.

In der Fußzeile für die erste Seite ist auch Platz für weitere Angaben wie Bankverbindung oder eine Raumnummer für Besucher (z.Zt. leer).

Beratung

Bei Problemen mit dem Download bzw. der Weiterverarbeitung der Briefvorlagen hilft Ihnen die Beratung des Rechenzentrums (Rudolf Jung, Kontaktadressen s.o.) gern weiter.